Who We Are

Grace Balafonte Ministries Ltd ("GBM", "we", "us", "our") is a registered charity in England and Wales (Charity No. 1203259), operating from Edric Road, New Cross, London SE14 5EN.

We are committed to protecting the personal data of the children, families, volunteers, donors and community members we serve. This policy explains what data we collect, why we collect it, how we use it and your rights under the UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) and the Data Protection Act 2018.

For any questions about this policy, contact us at: contact@gracebalafonteministries.com

What Data We Collect

Children & Event Registrations

When you register a child for GBM Kidz Holiday Camps (Summer Camp, Easter Camp), the Creative Academy, or any GBM event or programme, we collect:

• Child's full name, date of birth, age and gender
• Parent or guardian name, address, email and phone number
• Emergency contact details
• Medical information, allergies, dietary requirements and SEN needs
• Languages spoken at home
• Consents for photography and media use

Newsletter & Community Communications

When you sign up for our newsletter or community updates, we collect:

• Name and email address
• Language preference (English or French)
• How you heard about us (optional)

Donations & Gift Aid

When you make a donation through our website (via Donorbox), we or our payment processor collect:

• Name, email address and donation amount
• Payment information (processed securely by Donorbox — we do not store card details)
• For Gift Aid: your full name, home address and taxpayer status declaration

Contact Form

When you submit our contact form, we collect your name, email address and the content of your message. This data is used solely to respond to your enquiry.

Website Analytics

We use Google Analytics (via Google Site Kit) to understand how visitors use our website. This uses cookies to collect anonymised data about page views, traffic sources and user behaviour. No personally identifiable information is collected through analytics. See our Cookie Policy for full details.

How We Use Your Data

• To register children for GBM Kidz Holiday Camps, Easter Camp, Creative Academy and all other GBM programmes, and manage their participation safely
• To communicate programme updates, camp information and event details
• To send newsletters and community updates (with your consent)
• To process donations and claim Gift Aid from HMRC
• To respond to enquiries submitted via our contact form
• To fulfil our safeguarding obligations and duty of care
• To improve our website and services through anonymised analytics

Our Legal Basis for Processing

• Consent — newsletter subscriptions, photography permissions, Gift Aid declarations
• Legitimate interests — responding to enquiries, improving our services
• Legal obligation — safeguarding records, Gift Aid HMRC reporting
• Vital interests — medical and emergency information for children in our care

How Long We Keep Your Data

• Holiday camp and programme registration records: 3 years after the programme year
• Safeguarding records: as required by statutory guidance (minimum 7 years)
• Gift Aid declarations: minimum 6 years (HMRC requirement)
• Newsletter subscriptions: until you unsubscribe
• Contact form enquiries: 12 months
• Donation records: 7 years (charity accounting requirements)

Who We Share Data With

We do not sell your data. We only share data with trusted third parties where necessary:

• Donorbox — secure donation processing
• Brevo (Sendinblue) — email communication platform
• Google — analytics (anonymised) and Workspace email
• HMRC — Gift Aid claims as required by law
• Statutory authorities — if required by our safeguarding obligations

Your Rights Under UK GDPR

You have the right to:

• Access — request a copy of the personal data we hold about you
• Rectification — ask us to correct inaccurate data
• Erasure — request deletion of your data (subject to legal retention obligations)
• Restriction — ask us to limit how we use your data
• Objection — object to processing based on legitimate interests
• Portability — receive your data in a portable format
• Withdraw consent — at any time where processing is based on consent

To exercise any of these rights, contact us at contact@gracebalafonteministries.com. We will respond within 30 days.

You also have the right to lodge a complaint with the Information Commissioner's Office (ICO) at ico.org.uk or by calling 0303 123 1113.

Data Security

We take the security of your personal data seriously. All data is transmitted over encrypted connections (HTTPS). Access to personal data is restricted to authorised GBM staff and volunteers on a need-to-know basis. We review our security measures regularly.

Changes to This Policy

We may update this policy from time to time. The most current version will always be available on this page with the date of last update shown at the top.

Qui Sommes-Nous

Grace Balafonte Ministries Ltd (« GBM », « nous ») est une association caritative enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles (N° 1203259), dont le siège est situé à Edric Road, New Cross, Londres SE14 5EN.

Nous nous engageons à protéger les données personnelles des enfants, des familles, des bénévoles, des donateurs et des membres de la communauté que nous servons. Cette politique explique quelles données nous collectons, pourquoi, comment nous les utilisons et vos droits en vertu du RGPD britannique et de la loi sur la protection des données de 2018.

Pour toute question concernant cette politique : contact@gracebalafonteministries.com

Données que Nous Collectons

Inscriptions aux camps & événements

Lors de l'inscription d'un enfant au camps de vacances GBM Kidz (Camp d'Été, Camp de Pâques), l'Académie Créative, ou tout autre événement ou programme de GBM, nous collectons :

• Le nom complet, la date de naissance, l'âge et le sexe de l'enfant
• Le nom, l'adresse, l'email et le numéro de téléphone du parent ou tuteur
• Les coordonnées en cas d'urgence
• Les informations médicales, allergies, besoins alimentaires et besoins éducatifs particuliers
• Les langues parlées à la maison
• Les autorisations photos et médias

Newsletter & communications communautaires

Lors de votre inscription à notre newsletter, nous collectons :

• Nom et adresse email
• Préférence linguistique (anglais ou français)
• Comment vous avez entendu parler de nous (facultatif)

Dons & Gift Aid

Lors d'un don via notre site (via Donorbox), nous collectons :

• Nom, adresse email et montant du don
• Informations de paiement (traitées de manière sécurisée par Donorbox — nous ne stockons pas les coordonnées bancaires)
• Pour le Gift Aid : nom complet, adresse domiciliaire et déclaration de contribuable

Formulaire de contact

Lors de la soumission de notre formulaire de contact, nous collectons votre nom, votre adresse email et le contenu de votre message. Ces données sont utilisées uniquement pour répondre à votre demande.

Analytiques du site web

Nous utilisons Google Analytics pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site. Des cookies collectent des données anonymisées sur les pages vues et le comportement des utilisateurs. Aucune information personnelle identifiable n'est collectée via les analytiques. Consultez notre Politique de Cookies pour plus de détails.

Utilisation de Vos Données

• Inscrire les enfants aux camps de vacances GBM Kidz, au Camp de Pâques, à l'Académie Créative et à tous les autres programmes GBM, et gérer leur participation en toute sécurité
• Communiquer les mises à jour des programmes, les informations sur le camp et les événements
• Envoyer des newsletters et des mises à jour communautaires (avec votre consentement)
• Traiter les dons et réclamer le Gift Aid auprès du HMRC
• Répondre aux demandes soumises via notre formulaire de contact
• Remplir nos obligations de protection de l'enfance
• Améliorer notre site et nos services grâce à des analyses anonymisées

Base Légale du Traitement

• Consentement — abonnements newsletter, autorisations photos, déclarations Gift Aid
• Intérêts légitimes — réponse aux demandes, amélioration de nos services
• Obligation légale — dossiers de protection de l'enfance, déclarations HMRC Gift Aid
• Intérêts vitaux — informations médicales et d'urgence pour les enfants sous notre responsabilité

Durée de Conservation des Données

• Dossiers d'inscription aux camps et programmes : 3 ans après l'année du programme
• Dossiers de protection de l'enfance : conformément aux directives légales (minimum 7 ans)
• Déclarations Gift Aid : minimum 6 ans (exigence HMRC)
• Abonnements newsletter : jusqu'à désinscription
• Demandes via formulaire de contact : 12 mois
• Dossiers de dons : 7 ans (exigences comptables des associations)

Partage des Données

Nous ne vendons pas vos données. Nous les partageons uniquement avec des tiers de confiance lorsque cela est nécessaire :

• Donorbox — traitement sécurisé des dons
• Brevo (Sendinblue) — plateforme de communication par email
• Google — analytiques (anonymisées) et email Workspace
• HMRC — réclamations Gift Aid conformément à la loi
• Autorités compétentes — si requis par nos obligations de protection de l'enfance

Vos Droits selon le RGPD britannique

Vous avez le droit :

• D'accès — demander une copie de vos données personnelles
• De rectification — nous demander de corriger des données inexactes
• D'effacement — demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation)
• De limitation — nous demander de limiter l'utilisation de vos données
• D'opposition — vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes
• De portabilité — recevoir vos données dans un format portable
• De retirer votre consentement — à tout moment lorsque le traitement est basé sur votre consentement

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@gracebalafonteministries.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) sur ico.org.uk ou au 0303 123 1113.

Sécurité des Données

Nous prenons la sécurité de vos données personnelles très au sérieux. Toutes les données sont transmises via des connexions chiffrées (HTTPS). L'accès aux données personnelles est limité aux membres du personnel et bénévoles autorisés de GBM, selon le principe du besoin d'en connaître.

Modifications de cette Politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps en temps. La version la plus récente sera toujours disponible sur cette page avec la date de dernière mise à jour indiquée en haut.